La viabilité d'une entreprise, grande ou petite, est caractérisée par des événements positifs et négatifs, des décisions et des tournants qui doivent être abordés avec assurance. Le déménagement peut être l'activité de gestion la plus délicate qu'une entreprise doit affronter. Quelle que soit la raison, la relocalisation est un événement sensible qui nécessite une préparation minutieuse et un traitement professionnel si l'on veut qu'elle soit une réelle opportunité de développement et de croissance.
Qui est concerné par le déménagement d'entreprise ?
Les entreprises industrielles, les structures privées, les sociétés de gestion et de nombreuses autres entreprises du monde entier disposent d'installations bien définies et complexes. Par conséquent, si ces entreprises veulent déménager l'ensemble de leurs installations, une simple entreprise de déménagement privée aura du mal à faire face à la tâche. Des spécialistes du domaine sont nécessaires pour garantir le bon déroulement de la relocalisation, comme Yvelines Déménagement.
Le déménagement d'une entreprise comporte un certain nombre d'étapes, du déplacement de l'équipement informatique à celui des mobiliers de bureau. Il conviendra de superviser l'ensemble du projet, de l'analyse des coûts à la relocalisation, en tenant compte des spécificités de votre secteur d'activité.
Comment préparer le déménagement de son entreprise ?
Une fois que les entrepreneurs ont décidé d'un nouvel emplacement, la planification du déménagement de l'entreprise peut commencer. Idéalement, répartissez l'organisation du déménagement des bureaux à une équipe de collaborateurs motivés environs quelques mois avant l'échéance.
Les plans de vacances des organisateurs doivent également être coordonnés avec la date du déménagement afin que tout se déroule sans problème.
Établir un calendrier de déménagement
Il est important d'établir un calendrier pour le déménagement. Doit-il avoir lieu en semaine pendant les heures de travail ou le week-end ? Quels jours les équipes individuelles doivent-elles emballer leurs affaires dans des cartons ? Combien de temps faut-il pour cela par équipe ? Ces questions et bien d'autres doivent être clarifiées afin que les entrepreneurs puissent fournir à tous les employés un calendrier bien pensé pour le déménagement de l'entreprise. De plus, les entrepreneurs doivent collaborer à certaines taches :
Système informatique : avec le déménagement de l'entreprise, les entrepreneurs devraient repenser leur système informatique. Vaut-il la peine d'acheter un nouveau système plus moderne et de nouveaux ordinateurs ? Vous pouvez alors vous épargner de devoir déplacer l'ancien système. Ou faut-il conserver le système précédent ?
Nettoyage : afin de maintenir les coûts de déménagement aussi bas que possible, le nettoyage doit avoir lieu tôt. En fonction de la taille de l'entreprise, les entrepreneurs doivent déléguer le nettoyage soit à un employé, soit aux chefs de service.
Liste d'inventaire : pour que rien ne soit oublié lors d'un déménagement, il est important de faire une liste d'inventaire. C'est la base pour obtenir des offres de déménagement. De plus, les déménageurs ont une meilleure vue d'ensemble.
Respecter les règles de sécurité : les nouveaux locaux sont-ils conformes aux règles de sécurité en vigueur pour les entreprises ? Sinon, les entrepreneurs devraient commander une conversion correspondante.
Mettre à jour les données de l'entreprise
Quelques mois avant le déménagement de l'entreprise, les entrepreneurs doivent tout mettre en œuvre pour assurer une transition en douceur. Cela comprend les éléments suivants :
Changement d'adresse : les entrepreneurs doivent informer les clients, les partenaires commerciaux et les fournisseurs du déménagement et leur donner la nouvelle adresse et le nouveau numéro de téléphone. Les autorités doivent également être informées, telles que les associations professionnelles, les banques, les autorités fiscales, les compagnies d'assurance et les caisses d'assurance maladie. Il est également nécessaire d'adapter l'inscription au registre du commerce et dans les annuaires téléphoniques et annuaires d'entreprises.
Téléphone, Internet et électricité : il est important de comparer les prix des différents fournisseurs de téléphone, d'Internet et d'électricité et, si nécessaire, de résilier les anciens contrats et d'en conclure de nouveaux.
Passage à la correspondance : la communication externe doit être transférée à la nouvelle adresse de l'entreprise. Pour cette raison, il est important de faire imprimer à temps les cartes de visite et la papeterie et de fixer une date limite à partir de laquelle la nouvelle adresse sera utilisée dans la communication.
Organiser les éléments à déplacer
C'est une bonne idée d'inventorier, d'étiqueter et d'organiser correctement tous les articles que vous allez déplacer. Étiquetez toutes les boîtes et articles par département pour vous assurer que tout arrivera au bon endroit dans votre nouvel espace de bureau.
Avant l'arrivée des déménageurs, assurez-vous d'emballer les articles que vous souhaitez déplacer. Vous devez également mettre de côté les articles que vous ne souhaitez pas déplacer.
Avant le début du déménagement, prenez le temps de passer en revue votre inventaire et vos papiers, et marquez clairement ce qui peut être jeté. Il est conseillé de réserver une zone exclusivement aux articles à jeter.
Comment et quand se déroule un déménagement entreprise ?
Étant donné la complexité d'un déménagement d'entreprise, il est nécessaire de le planifier au moins six mois à l'avance afin de s'assurer que tout est bien préparé. En effet, une planification plus détaillée est nécessaire pour éviter les erreurs d'installations. Un manquement à cette obligation pourrait porter un coup fatal au développement de l'entreprise. Une préparation en temps utile est donc cruciale pour un déménagement ou une relocalisation d'entreprise réussie et sans heurts.
Le chef d'équipe du déménageur vous donnera d'abord une autorisation. Il s'agit d'un document contractuel contraignant que vous devez signer. Ce document certifie que le déménageur est autorisé à transporter tous vos biens, notamment en cas de contrôle de police. Une fois que les déménageurs auront emballé tous les équipements et les auront emportés, il faudra remettre toutes les clés des anciens locaux au propriétaire et vérifier les relevés des compteurs d'électricité, de gaz et d'eau. Lors de la remise des clés, les locaux sont également contrôlés pour vérifier l'absence de dommages.
Tout cela doit être consigné dans un protocole de transfert, que les deux parties signent. La même procédure se déroule en sens inverse avec le propriétaire des nouveaux locaux de l'entreprise avant ou le jour du déménagement.
Si vous et votre entreprise avez pour projet de relocaliser vos locaux en région parisienne, vous pouvez faire appel à Yvelines Déménagement, entreprise spécialisée dans le déménagement d'entreprise.